Assurart inc. est une entreprise offrant une grande variété de services financiers et d’assurances. Afin de répondre à vos besoins et mieux vous servir, Assurart inc. a besoin de renseignements personnels vous concernant, les détails desquels peuvent varier selon le type de services financiers ou d’assurances dont vous avez besoin.
En faisant appel à nos services, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de certains renseignements personnels. Vous avez le droit, en tant qu’individu, de savoir de quelles façons votre courtier obtient, utilise et communique ces informations. Vous être en droit de vous attendre à ce que nous, au meilleur de nos capacités, gardions vos renseignements personnels exacts, confidentiels et sécurisés.
Assurart inc. est fière de sa réputation concernant la qualité du maintien de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle conserve. Ce bulletin d’informations est pour vous expliquer comment nous protégeons les renseignements personnels de chacun de nos clients individuellement.
Le besoin de confidentialité
En tant que courtiers professionnels, nous nous engageons à ce que les renseignements personnels de nos clients demeurent strictement confidentiels. Ces informations ne pourront être divulguées qu’avec le consentement de nos clients, en vertu de la loi ou dans le cadre de négociations avec les souscripteurs ou les assureurs au nom du client.
Sauf dans les cas spécifiés plus bas, chaque fois que des renseignements personnels sont divulgués, nous conservons les informations concernant la nature de la divulgation, la date et l’identité du tiers à qui les renseignements ont été divulgués. Nous ne conservons pas d’informations concernant des cas de divulgations considérées comme normales ou courantes, comme la communication des renseignements aux assureurs, aux souscripteurs et aux experts en sinistres.
La déclaration de protection des renseignements personnels des courtiers : « Le client d’abord » repose sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA) et sur la Loi fédérale de la protection des renseignements personnels et des documents électroniques. Vous pouvez obtenir un exemplaire de la Déclaration de protection des renseignements personnels de notre maison de courtage sur demande ou en la consultant ci‑dessous.
Le besoin de confiance
La confiance se mérite. Mieux vous nous connaissez, plus vous ferez confiance à Assurart inc. Il en est de même pour nous : en vous connaissant mieux, nous pourrons mieux vous servir.
Assurart inc. recueille et utilise l’information à votre sujet uniquement pour les fins suivantes :
- Pour bien connaître vos besoins;
- Pour déterminer la pertinence des produits et services d’assurances et financiers que nous offrons par rapport à vous;
- Pour déterminer si vous êtes admissibles à nos produits et services;
- Pour vous offrir des produits et services sur mesure afin de répondre à vos besoins;
- Pour vous fournir un service soutenu;
- Pour respecter nos obligations juridiques et réglementaires;
- Pour faciliter le processus de souscription et les demandes d’indemnisation.
Comme nous voulons conserver votre confiance, nous ne demanderons que l’information nécessaire. Lorsque nous la demanderons, nous vous expliquerons pourquoi nous en avons besoin.
Sous réserve d’obligations juridiques ou contractuelles, vous pouvez refuser de nous autoriser à recueillir, utiliser ou divulguer de l’information à votre sujet, ou vous pouvez annuler votre consentement à cet égard en tout temps en nous fournissant un avis écrit suffisant.
Si vous refusez ou annulez votre consentement en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements à votre sujet, il est possible que nous soyons alors dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains produits, services ou renseignements que vous estimez utiles.
Avec votre consentement et dans les limites de la loi, un courtier peut échanger vos renseignements personnels (autres que l’information sur votre état de santé) avec d’autres courtiers de sa maison de courtage, pour qu’ils puissent vous renseigner personnellement sur leurs produits et services.
Le besoin d’exactitude
Bien que Assurart inc. tente de veiller à ce que l’information que nous détenons à votre sujet soit fidèle, complète et à jour, il vous incombe d’informer votre courtier promptement de tout changement de nom, d’adresse ou autre information pertinente.
Si vous pensez que nous détenons des renseignements factuels inexacts, il vous sera facile d’accéder à cette information, de la vérifier et de la mettre à jour. Si ces renseignements ont été fournis à des tiers, nous communiquerons les corrections nécessaires, le cas échéant.
Si nous refusons de modifier vos renseignements personnels, vous pouvez contester notre décision Nous consignerons cette contestation et, si nécessaire, divulguerons cette contestation à des tiers qui détiennent également ces renseignements.
Le besoin d’accessibilité
Pour consulter les renseignements personnels que détient Assurart inc. à votre sujet, il suffit d’en informer votre courtier. Les renseignements personnels de base peuvent être vérifiés immédiatement, sans frais. Si vous souhaitez examiner des renseignements plus détaillés, nous vous demanderons de fournir des détails sur la nature des renseignements à vérifier.
Nous consulterons nos dossiers et vous fournirons l’information dans les 30 jours suivant votre demande. Des frais pourraient être exigés pour fournir ces renseignements. Si tel était le cas, nous vous en informerons à l’avance, et vous pourrez, si vous souhaitez, annuler votre demande. Vous pouvez également contester le caractère raisonnable de ces frais.
Il se peut que nous ne puissions vous fournir de l’information à votre sujet qui se trouve sous notre contrôle. Cela peut se produire si vos droits d’accès sont limités conformément aux dispositions de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Par exemple, nous ne vous fournirons pas de renseignements personnels sous notre contrôle :
- S’ils révèlent des renseignements personnels sur un tiers et si celles‑ci ne peuvent être dissociées de vos propres renseignements personnels;
- Si les renseignements sont assujettis au secret professionnel de l’avocat ou au privilège relatif aux litiges;
- S’ils renferment des renseignements commerciaux confidentiels ou secrets du courtier, ou s’ils ne peuvent être divulgués pour des motifs juridiques;
- S’ils sont utilisés pour la détection et la prévention d’activités criminelles ou découlant de produits de la criminalité.
Si nous vous refusons l’accès à vos renseignements personnels, nous vous fournirons les motifs de ce refus, à moins que la loi nous en empêche. Vous pouvez contester cette décision.
Une fois que vous avez obtenu les renseignements, il suffit d’en vérifier l’exactitude et de nous informer si des corrections sont nécessaires. Nous corrigerons nos dossiers ou noterons les différences. Si ces renseignements ont été communiqués à des tiers, nous leur communiquerons les corrections ou les différences, le cas échéant.
Le besoin de sécurité
Comme condition d’emploi, tout employé de notre maison de courtage s’engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des clients. Cette obligation est maintenue même lorsqu’un employé quitte notre entreprise.
Les fournisseurs de services de notre maison de courtage, notamment les fournisseurs de logiciels informatiques, doivent signer des contrats les obligeant à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels que nous leur fournissons avant de pouvoir exercer leur fonction.
Nos systèmes informatiques et procédures de traitement de données sont assujettis à des contrôles que nous examinons régulièrement pour assurer leur conformité à nos politiques en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Notre maison de courtage détruit ou efface les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin. Lorsque les renseignements sont détruits ou effacés, nous veillons à en protéger l’accès.
Bref, notre personnel s’engage et nos systèmes sont conçus de manière à protéger vos renseignements personnels et votre confidentialité.
Questions et préoccupations
Si vous avez des questions ou des préoccupations à propos des renseignements personnels que détient notre maison de courtage ou sur les courtiers en rapport au respect du Code de protection des renseignements personnels des courtiers, vous pouvez communiquer avec l'agent de la protection des renseignements personnels, Colette Mendenhall, Présidente ou Ioan Nicoriciu, Responsable de la conformité, au 1 855 382-6677. Si l'agent ne peut satisfaire à vos questions, vous pouvez vous adresser au :
Commissaire fédérale à la protection de la vie privée
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Tél. : 1-613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Déclaration des droits à la protection de la vie privée des clients : Le client d’abord
En tant que courtiers professionnels, chez Assurart inc., nous nous engageons à ce que les renseignements personnels de nos clients demeurent strictement confidentiels. Ces informations ne pourront être divulguées qu’avec le consentement de nos clients, en vertu de la loi ou dans le cadre de négociations avec les souscripteurs ou les assureurs au nom du client. Notre Code de protection des renseignements personnels découle de cet engagement.
Principe n˚ 1 : Assurart inc. est responsable.
Assurart inc. est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession et qui lui ont été confiés. Ceci comprend les renseignements personnels divulgués à des tiers pour être traités ou autres fonctions administratives. Assurart inc. a établi des politiques et des procédures afin de se conformer à cette déclaration, et un responsable désigné de la protection de la vie privée est chargé de garantir cette conformité.
Principe n˚ 2 : Assurart inc. doit établir les motifs.
Assurart inc. doit déterminer les motifs de la collecte de renseignements personnels, avant ou pendant la cueillette de cette information.
Principe n˚ 3 : Assurart inc. et le consentement du client.
Assurart inc.doit faire un effort suffisant afin de s’assurer que ses clients comprennent de quelle façon leurs renseignements personnels seront utilisés par la maison de courtage et les assureurs.
Le consentement d’un client peut être exprimé, implicite ou accordé via un représentant dûment autorisé. Un client peut annuler son consentement en tout temps, moyennant certaines exceptions, en effectuant une demande par écrit.
En employant nos services d’assurance ou financiers, le client donne un consentement implicite à Assurart inc.pour recueillir, utiliser et divulguer certains renseignements personnels.
Principe n˚ 4 : Assurart inc. limite la collecte de renseignements personnels.
Assurart inc.limite la quantité et les types de renseignements personnels qu’elle recueille. Chaque courtier recueille les renseignements personnels en fonction des motifs déterminés pour un client. Assurart inc.suit des politiques et des procédures légitimes et équitables pour la collecte de renseignements personnels.
Principe n˚ 5 : Assurart inc. limite l’usage, la divulgation et la conservation de renseignements personnels.
Assurart inc.n’utilise et ne divulgue des renseignements personnels que pour les motifs pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que le client ne donne son consentement à ce qu’ils soient utilisés ou divulgués pour d’autres motifs, ou si la loi le permet ou l’exige.
Dans certains cas exceptionnels, Assurart inc.peut avoir l’obligation civile ou le droit reconnu par la loi de divulguer des renseignements personnels sans que le client n’en ait connaissance ou n’y consente afin de protéger les intérêts des assureurs ou de la collectivité.
Assurart inc.ne conserve les renseignements personnels que s’ils sont encore utiles aux motifs déterminés pour lesquels ils ont été recueillis.
Principe n˚ 6 : Assurart inc. doit s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels.
Assurart inc.s’assure que les renseignements demeurent fidèles, complets et à jour aux fins des motifs déterminés pour lesquels ils ont été recueillis.
Les clients peuvent, par écrit, contester de l’exactitude ou de l’exhaustivité de leurs renseignements personnels et exiger qu’ils soient modifiés le cas échéant.
Principe n˚ 7 : Assurart inc.protège les informations sur ses clients.
Assurart inc.protège les renseignements personnels avec des moyens appropriés selon le degré de confidentialité des informations.
Principe n˚ 8 : Assurart inc. fait en sorte que ses clients ont accès à ses politiques en matière d’information.
Assurart inc.est transparente au sujet de ses politiques et procédures en matière de gestion des renseignements personnels. Les clients ont accès aux informations concernant ces politiques et procédures. Ces informations sont accessibles de sorte qu’elles sont faciles à comprendre.
Principe n˚ 9 : Assurart inc.fait en sorte que les Renseignements personnels soient accessibles.
Sur demande par écrit du client, Assurart inc., dans un délai raisonnable, lui fera savoir quels sont les renseignements personnels dont elle dispose à son sujet, à quelles fins ils sont utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Sur demande par écrit du client, Assurart inc.lui donnera accès aux renseignements personnels le concernant. Assurart inc.répondra à la demande écrite dans un délai raisonnable. Dans certains cas, toutefois, il est possible que Assurart inc.ne soit pas en mesure de donner à ses clients accès à leurs renseignements personnels. Assurart inc.fournira alors les raisons de cet inconvénient et fera connaître quels sont les recours dont le client dispose, dans les limites permises par la loi.
Principe n˚ 10 : Assurart inc. s’engage à répondre aux plaintes et aux inquiétudes de ses clients.
Les clients peuvent contester la conformité de Assurart inc.avec cette déclaration. Assurart inc.doit recevoir, enquêter et répondre aux plaintes et aux questions des clients selon des politiques et des procédures précises. Les clients peuvent prendre connaissance des ces politiques et procédures en contactant le responsable de la protection de la vie privée de la maison de courtage au (514) 382‑6677.
